Avis de Confidentialité pour les Candidats

29 août 2025

Cet Avis de Confidentialité pour les Candidats (« Avis ») s'applique à vous (tel que défini ci-dessous) si vous postulez pour un emploi chez nous (tel que défini ci-dessous) au Canada ou en France.

La confidentialité des données personnelles que vous nous fournissez lors de votre processus de candidature est importante pour nous. « Vous/vous » désigne toute personne ayant soumis une candidature à Aptos (tel que défini ci-dessous).

« Nous/notre/nos » désigne Aptos, LLC dont le siège principal est situé au 11175 Cicero Drive, Suite 650, Alpharetta, GA 30022, USA, ainsi que ses filiales situées dans le monde entier, telles qu'indiquées ici : http://www.aptos.com/contact ou Contact Us - Revionics, selon le pays où l'entité Aptos/Revionics à laquelle vous avez soumis une candidature est établie (« Aptos »). 

Cet Avis explique comment nous collectons, gérons, utilisons, traitons et partageons les informations collectées auprès de vous lorsque vous postulez à des emplois chez Aptos, y compris lorsque vous exprimez votre intérêt pour nos opportunités d'emploi.

Dans le cadre de nos processus de recrutement, nous collectons et traitons vos données personnelles (c'est-à-dire des informations concernant vous), que nous désignerons comme « Données des Candidats ». Les Données des Candidats comprennent également, le cas échéant, les « Données Sensibles sur les Candidats » (tel que défini ci-dessous).

1. Informations que nous collectons auprès de vous et leur source

Les Données des Candidats que nous collectons à votre sujet proviennent principalement de vous et peuvent inclure, sans s'y limiter, les éléments suivants :

• Coordonnées : telles que votre nom complet, adresse personnelle, numéro de téléphone ou de portable, courriel  ou identifiant en ligne, ainsi que les informations figurant sur votre badge (si vous nous rendez visite ou assistez à des événements organisés par nous en personne).
• Informations d'identification : telles que votre citoyenneté, résidence et droit de travailler dans le pays où vous postulez pour un emploi.
• Historique professionnel et scolaire : y compris votre lettre de motivation, votre CV, vos expériences professionnelles, vos études, et vos réalisations pertinentes. Si nécessaire pour le poste, nous pouvons également collecter des informations provenant d'organismes professionnels, de vérifications de références ou d'établissements d’enseignement.
• « Données Sensibles des Candidats » : dans certains cas, lorsque la loi l'exige, nous pouvons demander des informations telles que votre origine raciale ou ethnique, âge, genre, handicap et statut d'ancien combattant. Nous obtenons généralement ces informations directement auprès de vous, mais parfois par d'autres sources comme des prestataires de vérifications d'antécédents, dans la mesure où nous avons une raison commerciale de le faire ou si cela est autorisé par la loi.
• Candidature : toute information ou réponse que vous nous soumettez dans le cadre de votre candidature, incluant une grande partie des informations mentionnées ci-dessus.
• Évaluations : nous pouvons collecter des informations relatives à toute évaluation visant à déterminer votre adéquation pour le poste, telles que des entretiens téléphoniques, des entretiens, des études de cas et des évaluations de compétences.
• Enquêtes facultatives : telles que des enquêtes de retour d'expérience des candidats. Ces programmes sont entièrement optionnels et seront communiqués en tant que tels. Si vous choisissez d'y participer, nous recueillerons certaines informations relatives à votre participation au programme d'enquête.

D'autres Données sur les Candidats vous concernant sont générées par des tiers tels que :

• Références et personnes qui vous ont recommandé : comme d'anciens collègues, employeurs ou contacts académiques ou professionnels
• Agences de recrutement
• Fournisseurs de vérification des antécédents. Lorsque cela est autorisé par un objectif commercial légitime ou exigé par la loi, une fois que vous avez accepté une offre conditionnelle de notre part, les fournisseurs de vérification des antécédents peuvent nous fournir des Données sur les Candidats (y compris mais sans s'y limiter, des informations sur vos antécédents éducatifs et professionnels, ainsi que d'éventuelles condamnations pénales passées), sous réserve de votre consentement dans certaines juridictions.
• Sources disponibles au public : comme votre profil LinkedIn, site portfolio ou GitHub. Pour certains rôles, nous pouvons également examiner votre activité publique sur les réseaux sociaux.
• Informations sur l'utilisation en ligne. Nous pouvons collecter vos informations d'utilisation en ligne lorsque vous naviguez sur nos sites Web ou utilisez notre plateforme Talent Community, notamment des informations sur les cookies, les données de trafic ou des profils, qui peuvent être combinées avec n'importe laquelle des précédentes catégories de Données sur les Candidats.

2. Comment nous utilisons les Données sur les Candidats et notre base légale

2.1 Dans certains pays, nous utilisons vos Données sur les Candidats sur la base de nos intérêts légitimes — tant que cela ne dépasse pas vos droits légaux.

Voici comment nous pouvons utiliser vos données :

• Pour vous contacter au sujet d'un poste chez Aptos ;
• Pour gérer le processus de recrutement, y compris organiser des entretiens et rester en contact avec vous tout au long du processus ;
• Pour vérifier les informations que vous ou d'autres fournissent et pour consulter vos références ;
• Pour effectuer des vérifications des antécédents si un poste vous est proposé, lorsque cela est autorisé ou requis par la loi ;
• Pour rembourser toutes dépenses de voyage ou d'entretien convenues ;
• Pour analyser et améliorer notre processus de recrutement, notamment en utilisant des données agrégées (non identifiables).

2.2 Lorsque vous avez donné votre consentement, notamment :

• Pour partager du contenu correspondant à vos intérêts professionnels, envoyer des mises à jour sur les postes et vous inviter à des événements ou opportunités, si vous rejoignez notre Talent Community ;
• Pour nous permettre d'effectuer des vérifications des antécédents si un poste vous est proposé, dans certaines juridictions, lorsque cela est autorisé ou requis par la loi ;

2.3 Pour nous permettre de collecter des données sur la diversité et l'inclusion (si requis par la loi ou pour répondre à des objectifs commerciaux légitimes) afin d'orienter nos stratégies de recrutement et d'entreprendre des actions et initiatives appropriées.

2.4 Lorsque nécessaire pour nous permettre de gérer tout futur contrat de travail avec vous, si applicable.

2.5 Conformément aux exigences légales, pour confirmer votre éligibilité à travailler dans le pays où vous avez postulé, à des fins de traitement d’immigration, pour effectuer des vérifications d'antécédents ou soumettre des rapports requis par la loi locale (par exemple, les rapports EEOC).

Si vous ne fournissez pas les Données Candidat demandées, et que ces informations sont nécessaires pour que nous puissions examiner votre candidature (par exemple, des preuves de vos qualifications ou de votre expérience professionnelle), votre candidature sera interrompue.

2.6 Comment nous utilisons les Données Sensibles des Candidats

Aptos est tenu par la loi et/ou les agences gouvernementales dans certains pays de collecter vos Données Sensibles de Candidat pour tenir des registres concernant la race, l’ethnicité, le genre, le handicap et le statut de vétéran des candidats. Ces données seront agrégées avec d'autres données pour produire des statistiques sur la diversité. La soumission de ces données est facultative. Il n’y aura aucune conséquence négative sur votre candidature si vous choisissez de ne pas fournir ces données.

Toute information de ce type que vous fournissez ne sera pas mise à disposition des décideurs dans le processus de recrutement, ne sera pas utilisée pour évaluer votre aptitude au poste, et ne sera pas transmise à votre ou vos responsables en cas de succès de votre candidature.

Si vous nous avez fourni des informations sur un handicap ou sur votre santé afin que nous puissions ajuster notre processus de recrutement, nous utiliserons ces informations pour vous soutenir durant votre candidature.

En choisissant de nous fournir des Données Sensibles de Candidat, vous consentez à ce traitement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (cela ne peut pas affecter les traitements déjà effectués ou les Données Sensibles de Candidat qui ont été anonymisées afin que nous ne puissions plus vous identifier).

3. À qui nous divulguons vos Données Candidat

• Au sein d’Aptos : Les Données Candidat seront partagées avec les fonctions de Talent Acquisition et des Ressources Humaines au sein du groupe Aptos/Revionics sur une base « besoin d’en connaître », dans le cadre du processus de recrutement, y compris avec d'autres fonctions de support telles que les départements Finances et Juridique. Aptos a son siège aux États-Unis et opère à l'échelle mondiale, ce qui signifie que le responsable du recrutement et d'autres personnes impliquées dans le processus de recrutement pourraient être situés dans un pays autre que votre pays de résidence ou dans une société du groupe différente de celle qui recrute pour le poste.
• Prestataires de services : Nous pouvons divulguer les Données Candidat à des prestataires de services qui exécutent des tâches et fonctions nécessaires en notre nom (par exemple, notre système de suivi des candidatures, nos systèmes d'informations sur les ressources humaines et des fournisseurs de vérification d'antécédents). Nous n'autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos Données Candidat à leurs propres fins. Nous leur permettons uniquement de les traiter à des fins spécifiques et conformément à nos instructions, et ils sont tenus de les garder confidentielles.
• Des tiers avec votre consentement, tels que vos référents.
• Conformément aux exigences légales, à des tiers (par exemple, des tribunaux, des agences de maintien de l’ordre, des organismes gouvernementaux) comme requis ou autorisé par la législation applicable, ou pour répondre à une ordonnance judiciaire valide, une assignation, une demande de divulgation, un mandat de perquisition ou d'autres demandes des autorités judiciaires.

Les Données Candidat peuvent être transférées hors de votre pays de résidence pour traitement, y compris vers des pays dont les lois ne sont pas considérées comme offrant un niveau de protection adéquat des données personnelles selon votre législation locale. Ce transfert et traitement sont soumis aux lois applicables et, si nécessaire, seront soumis à votre consentement.

Nous pouvons transférer les Données Candidat vers des pays situés en dehors de votre État ou province au Canada.

Par exemple, la majorité de nos prestataires de services hébergent vos Données Candidat aux États-Unis. Par conséquent, vos Données Candidat peuvent être transférées et/ou consultées en dehors de votre pays ou province de résidence. Lorsque nous envoyons vos Données Candidat à l'étranger, nous les traiterons uniquement pour les finalités décrites dans cet Avis et nous prendrons des mesures pour garantir que vos Données Candidat soient adéquatement protégées à l'étranger.

4. Combien de temps nous conservons vos Données Candidat.

Si vous rejoignez Aptos : Nous conserverons vos Données Candidat afin de gérer votre emploi chez nous. Pendant votre emploi, vous recevrez également un nouvel avis de confidentialité qui explique comment nous traitons les données personnelles des employés.

Si vous ne rejoignez pas Aptos (ou si vous retirez ou déclinez notre offre) : Nous conserverons vos Données Candidat pour les finalités décrites dans cet Avis, telles que vous gardez à l'esprit pour des postes actuels ou futurs, nous aider à évaluer et améliorer nos processus de recrutement, et pour la tenue de registres, comme requis ou autorisé par la loi applicable, ou pour résoudre des questions ou des plaintes.

Si vous ne souhaitez pas que nous conservions vos informations, veuillez nous en informer en suivant la procédure indiquée dans la Section 5 ci-dessous. Même si vous décidez d’exercer ces droits, veuillez noter que nous serons toujours tenus de conserver vos Données Candidat pendant la période légalement nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, y compris les exigences de conservation d’enregistrements pour d'éventuels litiges ou pour nous défendre contre des réclamations légales.

5. Accès à vos Données Candidat et autres droits

Selon la province dans laquelle vous résidez, vous pouvez disposer de certains droits concernant vos Données Candidat, tels que le droit d’y accéder, de les rectifier, de les mettre à jour, de les supprimer ou de restreindre leur traitement, ou encore de vous opposer au traitement de vos Données Candidat. Nous respecterons ces droits dans la mesure où les lois applicables l’exigent.

Si nous nous appuyons sur le consentement comme base pour traiter vos Données Candidat, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment — bien que cela n’affecte pas la licéité des traitements réalisés avant le retrait de votre consentement.

Si vous ne souhaitez plus être considéré pour un poste, vous pouvez retirer votre candidature à tout moment, en nous contactant à candidateprivacy@aptos.com.

Dans certains cas, les lois applicables peuvent nous permettre de refuser légitimement et correctement certaines de ces demandes ; par exemple, pour respecter des obligations légales applicables, protéger les droits légitimes de tiers, ou préserver la confidentialité des délibérations de gestion.

Si vous résidez en Alberta, en Colombie-Britannique ou au Québec, nous pouvons collecter, utiliser ou divulguer les Données Candidat sans votre consentement, tant que ces activités sont raisonnables dans le cadre du recrutement, et nous nous conformerons aux termes de cet Avis pour ce faire.

Vos Données Candidat peuvent être divulguées à des tiers désignés dans la Section 3 ci-dessus et peuvent être communiquées hors de votre province.

Dans certains cas, nous pouvons utiliser ou communiquer vos Données Candidat, sans votre consentement, pour certaines autres finalités permises par la loi, comme la prévention des fraudes. Dans certains cas, nous ne pourrons pas traiter une candidature en votre nom si vous n’êtes pas d’accord avec la collecte de vos Données Candidat.

Sous réserve de toute restriction et/ou exemption en vertu de la loi applicable, en complément des informations figurant dans cette Section 5, vous avez le droit de :

• demander l'accès à vos Données Candidat ;
• demander la rectification ou la correction de vos Données Candidat ;
• demander la désindexation de vos Données Candidat dans certaines circonstances ;
• demander la portabilité des données (c’est-à-dire demander une copie de vos Données Candidat dans un format technologique couramment utilisé) ; et
• retirer votre consentement à l’utilisation ou la communication de vos Données Candidat.

en nous contactant à candidateprivacy@aptos.com ou au Responsable de la protection des données à privacy@aptos.com, ou en nous écrivant à Aptos Canada Inc., 9300 Trans-Canada Highway, Bureau 300, Saint-Laurent, QC, H4S 1K5, Canada.

Comment faire une demande

Pour exercer vos droits mentionnés ci-dessus, veuillez nous envoyer un courriel à candidateprivacy@aptos.com. Certains de vos droits, comme le droit de supprimer vos informations, peuvent être exercés directement par vous en utilisant les fonctionnalités disponibles sur notre système de suivi des candidatures.

Si vous nous envoyez un courriel pour exercer vos droits, veuillez fournir des détails sur la demande que vous formulez. Afin de protéger vos informations contre l’accès ou la suppression non autorisés, nous pouvons exiger que vous fournissiez des informations supplémentaires pour vérifier votre identité. Si nous ne pouvons pas vérifier votre identité, nous ne pourrons pas répondre à vos demandes d’accès, de correction ou de suppression de vos informations.

Si vous exercez votre droit de demande d’accès, et que nous détenons des Données Candidat concernant vous, nous sommes tenus de vous fournir des informations à leur sujet, incluant une description et une copie des Données Candidat ainsi qu’une explication sur les raisons de leur traitement.

Nous répondrons à vos questions dans les délais requis par les lois applicables en matière de protection des données.

6. Réclamations

Si vous avez des questions ou des réclamations concernant cet Avis, veuillez-nous en informer à privacy@aptos.com

Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès d’une autorité de protection des données ou d’un régulateur concernant notre collecte et utilisation de vos Données des Candidats, si cela est autorisé par les lois locales. Cependant, avant de le faire, nous vous encourageons à nous contacter directement, afin de nous donner l’opportunité de résoudre vos préoccupations.

7. Modifications de cet Avis

Nous pouvons modifier cet Avis de temps à autre. La date d’entrée en vigueur sera indiquée en haut de cette page.

8. Nous contacter

Vous pouvez nous contacter par courriel ou par écrit à l’adresse suivante :

privacy@aptos.com
Responsable de la protection des données, Aptos Canada Inc., 9300 Trans-Canada Highway, Suite 300, Saint-Laurent, QC, H4S 1K5, Canada

Le responsable du traitement de vos Données des Candidats dépend de l’emplacement de l’offre d’emploi à laquelle vous avez postulé (veuillez-vous référer au tableau ci-dessous) et ses coordonnées sont indiquées ici : https://www.aptos.com/contact ou https://revionics.com/contact-us. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les termes de cet Avis, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessus.

Lieu de l’Offre d’Emploi	Responsable du Traitement
Canada	Aptos Canada Inc.
France	Revionics Limited